Datenschutzhinweise im Bewerbungsverfahren
Das Bewerbungsverfahren setzt voraus, dass Bewerber*innen uns die für deren Beurteilung und Auswahl erforderlichen Daten mitteilen. Welche Informationen erforderlich sind, ergibt sich aus der Stellenbeschreibung oder, im Fall von Onlineformularen, aus den dortigen Angaben.
Grundsätzlich gehören zu den erforderlichen Angaben, die Informationen zur Person, wie der Name, die Adresse, eine Kontaktmöglichkeit sowie die Nachweise über die für eine Stelle notwendigen Qualifikationen. Auf Anfragen teilen wir zusätzlich gerne mit, welche Angaben benötigt werden.
Sofern zur Verfügung gestellt, können uns Bewerber*innen ihre Bewerbungen mittels eines Onlineformulars übermitteln. Die Daten werden entsprechend dem Stand der Technik verschlüsselt an uns übertragen. Ebenfalls können Bewerber*innen uns ihre Bewerbungen via E-Mail übermitteln. Hierbei bitten wir jedoch zu beachten, dass E-Mails im Internet grundsätzlich nicht verschlüsselt versendet werden. Im Regelfall werden E-Mails zwar auf dem Transportweg verschlüsselt, aber nicht auf den Servern von denen sie abgesendet und empfangen werden. Wir können daher für den Übertragungsweg der Bewerbung zwischen dem Absender und dem Empfang auf unserem Server keine Verantwortung übernehmen. Bewerber können uns gerne zur Art der Einreichung der Bewerbung kontaktieren oder uns die Bewerbung auf dem Postweg zuzusenden.
Die von den Bewerber*innenzur Verfügung gestellten Daten, können im Fall einer erfolgreichen Bewerbung für die Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses von uns weiterverarbeitet werden. Andernfalls, sofern die Bewerbung auf ein Stellenangebot nicht erfolgreich ist, werden die Daten der Bewerber*innengelöscht. Die Daten der Bewerber*innenwerden ebenfalls gelöscht, wenn eine Bewerbung zurückgezogen wird, wozu die Bewerber jederzeit berechtigt sind. Die Löschung erfolgt, vorbehaltlich eines berechtigten Widerrufs der Bewerber, spätestens nach dem Ablauf eines Zeitraums von sechs Monaten, damit wir etwaige Anschlussfragen zu der Bewerbung beantworten und unseren Nachweispflichten aus den Vorschriften zur Gleichbehandlung von Bewerber*innen nachkommen können. Rechnungen über etwaige Reisekostenerstattung werden entsprechend den steuerrechtlichen Vorgaben archiviert.
Die Daten der Bewerber werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO verarbeitet (Bewerbungsverfahren als vorvertragliches, bzw. vertragliches Verhältnis). Soweit im Rahmen des Bewerbungsverfahrens besondere Kategorien von personenbezogenen Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten, wie z.B. Schwerbehinderteneigenschaft oder ethnische Herkunft) bei Bewerbern angefragt werden, damit der Verantwortliche oder die betroffene Person die ihm bzw. ihr aus dem Arbeitsrecht und dem Recht der sozialen Sicherheit und des Sozialschutzes erwachsenden Rechte ausüben und seinen bzw. ihren diesbezüglichen Pflichten nachkommen kann, erfolgt deren Verarbeitung nach Art. 9 Abs. 2 lit. b. DSGVO, im Fall des Schutzes lebenswichtiger Interessen der Bewerber*innenoder anderer Personen gem. Art. 9 Abs. 2 lit. c. DSGVO oder für Zwecke der Gesundheitsvorsorge oder der Arbeitsmedizin, für die Beurteilung der Arbeitsfähigkeit des Beschäftigten, für die medizinische Diagnostik, die Versorgung oder Behandlung im Gesundheits- oder Sozialbereich oder für die Verwaltung von Systemen und Diensten im Gesundheits- oder Sozialbereich gem. Art. 9 Abs. 2 lit. h. DSGVO. Im Fall einer auf freiwilliger Einwilligung beruhenden Mitteilung von besonderen Kategorien von Daten, erfolgt deren Verarbeitung auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. a. DSGVO.
Im Fall der Verarbeitung von Bewerberdaten in Deutschland gelten zusätzlich speziell die §§ 22, 26 BDSG.).
Bewerber-Pool
Im Rahmen der Bewerbung bieten wir den Bewerbern die Möglichkeit an, in unseren Bewerber*innen-Pool für einen Zeitraum von weiteren sechs Monaten (nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens) auf Grundlage einer Einwilligung im Sinne der Art. 6 Abs. 1 lit. a. und Art. 7 DSGVO aufgenommen zu werden. Hierzu holen wir die Einwilligung des/der Betroffenen ein.
Die Bewerbungsunterlagen im Bewerber-Pool werden alleine im Rahmen von künftigen Stellenausschreibungen und der Beschäftigtensuche verarbeitet und werden spätestens nach Ablauf der Frist vernichtet. Die Bewerber werden darüber belehrt, dass ihre Einwilligung in die Aufnahme in den Bewerber-Pool freiwillig ist, keinen Einfluss auf das aktuelle Bewerbungsverfahren hat und sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen sowie Widerspruch im Sinne des Art. 21 DSGVO erklären können.
Aufbewahrung und Datenlöschung:
Ihre Bewerbungsunterlagen werden in verschließbaren Schränken aufbewahrt, auf welche nur die zuständigen Personen Zugriff haben. Digital eingereichte Unterlagen sind durch Zugriffsberechtigungen geschützt und können nur von den zuständigen Personen eingesehen werden.
Sowohl schriftliche als auch elektronische Unterlagen werden für sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert bzw. aufgehoben, da im Falle der Geltendmachung von Ansprüchen aus dem Allgemeinen Gleichstellungsgesetz (Diskriminierung im Auswahlverfahren) die Unterlagen als Beweismittel im (außer)gerichtlichen Verfahren dienen. Danach werden alle Daten gelöscht, bzw. datenschutzgerecht vernichtet.
Postalisch eingereichte Unterlagen werden aus Effizienzgründen nicht zurück geschickt, sondern datenschutzgerecht vernichtet. BewerberInnen werden auf dieses Verfahren hingewiesen.
Einstellung und Absage
Ist das Bewerbungsverfahren abgeschlossen, werden die Unterlagen des/der erfolgreichen Bewerber/Bewerberin an die Personalabteilung bzw. die personalverwaltenden Stellen weitergereicht.
Immer häufiger kommt es vor, dass abgelehnte BewerberInnen nachfragen, wann ihre Unterlagen gelöscht bzw. vernichtet werden. Diese Nachfragen nehmen wir ernst, Sie haben hier das Recht informiert zu werden. Zur Löschung/Vernichtung der Unterlagen gibt es einen Hinweis in unserem Absageschreiben.
